LITERALLY

知っておくと楽しい知識をまとめて紹介

精神論抜きで”生産性”を向上させるために今すぐ実行できること

f:id:tsukuruiroiro:20161101234114j:plain

ネットで情報収集をしていれば「生産性を上げる系」の記事はよく見かけるが、精神論について書いてあるものが多く、実際の行動に反映されないことが多い。

人間、自分の中で強く決意したことでさえ1週間経てば忘れてしまうものだ。

今回は、精神論抜きでぼくが実行していて「仕事が早く片付くようになった」「集中しやすくなった」と感じた行動・習慣を挙げてみようと思う。

 

メール・メッセージチェックの時間を見直す

PCで作業していて、メールが届く度に通知がポップアップされていては、集中力が阻害されてしまう。バイブ音が鳴っただけでも、何のメールなのか無意識のうちに気になってしまうものだ。

作業に集中するために、メールチェックの時間はまとめて取ったほうが良い。1時間に1回や短くても30分に1回にしよう。大抵のメールはすぐに返事をしなくても問題ないはずだ。本当に緊急の連絡は電話で来る。

 

タイマーを使う

タイムリミットを作ることは集中するために必須だ。時間の制限がないと漫然と作業をしてしまうし、スケジュールを正確に管理していくためにも時間の感覚を常に持っておく必要がある。作業を始める前に90分1セットなどに設定し、事前にどこまで終わらせるかをハッキリさせておく。また、タイムリミットが来たら、途中でも必ず作業を中断して休憩すること。そのまま作業を続けていては段々とタイムリミットの効果がなくなってしまう。Windowsは分からないが、Macユーザーなら『Alinof Timer』というアプリ(無料)がシンプルで使いやすいのでおすすめ。

 

タスク管理とスケジュール管理を効率的に

f:id:tsukuruiroiro:20161101234901j:plain

やることを思いついた順番に無闇に取り掛かっていては、常に何かに追われている不安感は消えないし、膨大なタスクを全て自分の頭の中で記憶しようとすると目の前のことに集中できなくなる。仕事が早い人は間違いなくタスクの管理が上手い人だ。

本当に重要なタスクは付箋に書いてPC横に貼っておくという手もあるが、基本はオンラインで管理してしまったほうが整理しやすい。とくに移動が多い人は、どこでもチェックが出来るようにスマホとPCを連携させるようにしたい。『Wunderlist』などを使えばPC、タブレット、スマホどのデバイスからでもタスクの追加・チェック・同期が出来る。

これは個人的にやっていることだが、タスクが推定1時間で終わりそうなことであればタスクの横に「◯◯について記事執筆(1h)」などと時間を書いておくと、スケジュールが組みやすくなる。

 

予定管理については紙のスケジュール帳でも良いだろうが、それが上手くいっていないのであればスマホとPCで管理をしてみると良い。

いちいちスケジュール帳を取り出し、予定を書き込むのは意外にも手間がかかる。PCで予定を追加すれば、10秒後にはスマホのスケジュール帳に同期されているのは(その逆も)とても楽だ。本当に重要な予定であれば、スケジュールにアラームを設定することもできる。

iPhoneなら個人的には「Week Calendar」というアプリが月単位で予定を俯瞰できて良い。使い方はこちらの記事が分かりやすかった⇒週間の予定が見やすいカレンダーアプリWeek Calendar

 

作業を始める前に5分考える時間を取る

f:id:tsukuruiroiro:20161101234958j:plain

これは個人的な体験だが、仕事にとりかかる前に考える時間を必ず5分間取るようにしてから生産性がかなり向上した。どんなに単調な作業に見えても「早く終わらせるやり方はないか」「そもそも必要なのか」「他のことで代用できないか」「すでに同じデータがないか」「自分がやる必要があるのか」などを考える5分間が何時間もの節約につながったりする。5分間でなくても、「ゼロ秒思考」のような方法で1分間「どうすれば早く終わるのか」を考えるだけでも大きな効果があるはずだ。

 

本来の目的とそのための手段について考え直す

大企業に多いことだが、目的をハッキリさせないと無駄な作業をしてしまうことが多い。簡単な例を挙げると、「優秀な学生を採用したいから、もっと多くの学生にアプローチできる戦略は何か考えよう」と話し合う前に「そもそもアプローチできている学生の人数が少ないことが問題なのか」を検討し直す必要がある。「届いてはいるが、学生の心をつかむ魅力的なアプローチができていない」可能性も十分にあるし、そもそも「優秀」という漠然とした言葉ではなく、「どうするために、どこに、どういう能力を持った人材が必要なのか」をハッキリとさせなければ、明確な結論は見えてこない。そのあたりの問題の定義については『イシューからはじめよ』がとても参考になる。

 

繰り返し行うことは徹底的にシステム化しておく

何度も同じ作業を行うことが多い場合、そこで時間を大きく節約できるかもしれない。

分かりやすい例を挙げると

  • メール ⇒ 可能な限りまでテンプレ(定形文)を作っておく
  • 企画書 ⇒ スライドのパターンはせいぜい10パターンくらいなので、それらのテンプレートを作っておく(フォントの設定、文字の位置、いくつかの論理展開パターンに合わせてアニメーションなども)
  • ブログ⇒見出しの位置や定型文などをコピペ

 あの大前研一さんは、普段着る服の組み合わせまでパターン化して毎朝考える時間を取らないようにしているとのこと。

 

デザイナーなら資料をカテゴリー別にストックしておく

クリエイターなら制作中に他の写真やデザインを参考にすることも多いはずだ。その度にインターネットや本で画像を探して…というのは手間がかかるので気になったものは整理してストックしておこう。参考になりそうなWebデザインはPocketやTumblrでまとめておいたり、デザイン画像は「◯◯系」などとカテゴライズしていくつかのフォルダにまとめておくといざというときに参考にしやすい。

ブロガーなら写真素材をいつでも持ってこれるようにまとめて保存し、整理しておこう。

 

デュアル・ディスプレイにする

ディスプレイをもう一つ買うことは、手っ取り早くて確実な生産性を上げる方法だ。とくに、データをいくつも使って解析を行う場合、プログラミングを行う場合などに画面は2つあると圧倒的に作業がしやすい。もし余っている液晶ディスプレイやテレビがあるのであれば、『HDMI変換ケーブル(Macユーザーの場合)』さえ手に入れればPCとディスプレイを一瞬でつなげることができる。

 

昼食の量を調節する

f:id:tsukuruiroiro:20161101235048j:plain

多くの人にとって昼食後は眠気によって生産性が最も低下してしまう時間だ。この眠気を甘く見ていると、思わぬうちに時間を浪費してしまうことになる。仮眠を取るという方法が有効だが、忙しければ仮眠を取る精神的な余裕がないこともあるし、周りの目が気になり眠りづらいということもあるだろう。

そこで昼食後に生産性を低下させないための最も有効な方法は「1度に食べる量を減らすこと」だ。小腹が空くたびに、こまめに少量の食事をとるようにすることで眠気はかなり抑えられる。

食後に眠くなる理由は、「食べた物を消化吸収するために胃や腸などの消化器官に血液が集まり、脳への血流が減るから」だと言われている。大食いし、一度に胃腸を働かせすぎるのは良くない。

また米や麺類など糖質を多く含む炭水化物はなるべく避けるべきだ。血糖値が大きく変動すると、眠気だけでなくモチベーションなど精神面に支障が生じることもある。これは科学的に立証されていることだ。

 

ここまで書いてきたが、もちろん人によって見直すべきポイントは異なるし、ここに挙げたものはほんの一部だ。まず、自分の1日を振り返り、「無駄な時間を過ごしていないか」「システム化できる部分はないか」など徹底的にチェックしてみると良いかもしれない。

 

こちらの記事もどうぞ!