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LITERALLY

知っておくと楽しい知識をまとめて紹介

説明下手な人が分かりやすく話すための現実的な方法

説明下手を克服しううまく話す方法

 

説明下手からの脱却

僕は口頭で説明するのが苦手だった。特に準備をせずに、いきなり何かを分かりやすく説明するのが下手だった。なんというか、筋道を立てて、起承転結を考えて話すことができなかったのだ。一方で、昔からプレゼンは得意だった。文章は筋道を立てて考えることができた。

そこで、考えた。なぜ口頭で説明するのが下手なのか考えた。どうしたら分かりやすく説明することができるようになるのかを考えた。そして、何かと試してみた。結果的に説明下手を克服した。一流ではないが、少なくとも昔に比べればずいぶんと説明が得意になった。

 

この記事を書く理由

「文章はすらすら書ける」けど「口頭で説明するのが苦手」という人は結構多いんじゃないかと思う。自分の思い通りに説明ができないのはなかなか辛い。 それなのに「分かりやすい説明 方法」なんかでググると「目を見て話す」とか「5W2Hを意識する」とか本質的じゃないアドバイスばかりヒットして腹が立つ。目を見て話した方がいいことなんて誰でも知っている。5W2Hを意識したくらいじゃあ説明下手は克服できない。検索エンジンで調べるような人は、もっと現実的な方法を求めているはずだ。 ここでは、僕が説明下手を克服するにあたって実践した"現実的"な方法を書く。

 

説明下手の原因は短期記憶の弱さでは?

なぜ説明がうまくできないのかをよく考えてみた。よく考えた結果、いちばんの説明下手の原因は短期記憶の弱さにあるような気がした。僕は短期記憶が弱い。しょっちゅう物を無くすし、直前にしていたことをよく忘れてしまう(一方で長期記憶は強い方だと思う。遠い昔の思い出やそのときの感情、感覚はしばしば手にとるように思い出すことができる)。 僕は何かを話そうとすると話したいことがいくつも浮かぶが、何を話したかったのかすぐに忘れてしまう。そして、話したことを瞬時に頭の中で整理するのが苦手だ。

 

短期記憶の弱さがどう説明下手につながるか

何かについて説明しようと考えるとき、誰もが次のように内容を考えるだろう。きっと説明内容を考えつくまでの流れは人によってそう変わらない(もちろんどれだけの「知識」を持っていて、どれだけ日々「考える習慣」を持っているかによって、説明内容の浮かびやすさや、クオリティー、バリエーションは変わってくるはずだが)。

説明内容を考える

 

説明が上手な人

説明が上手な人は、思い浮かんだ内容を瞬時に並びかえ、結論までの筋道を組み立てることができる。

説明が上手な人

また、本当に説明が上手い人は、同時に複数のことを考え、実行することができる。そのため、話しながらでも、同時に頭の中で、次に話す内容の整理を行うことができる。この能力は才能であり、これまでの積み重ねであり、一朝一夕で身につけることはできない

 

短期記憶が弱い人

次に短期記憶が弱いがゆえに説明下手な人は、話す内容を考えているうち、他の話すべきことを忘れてしまう。そして、それを頭の中で瞬時に並びかえることが苦手だ。「この内容はどういう流れで話そうか」と考えようとしても、話すことを頭の中で一覧で並べることができないからだ。

説明が下手な人

短期記憶が弱い人は、頭の中で話すことを一旦羅列し、整理しようとしてもそのどれかをすぐに忘れてしまう。プレゼンなら予め話すことを羅列し、スライドがその話すことを思い出させてくれるため問題なく話すことができる。また、文章を書くときも前後の流れを俯瞰しながら構成を考えることができるため支障はない。

しかし、突然話し出すときには、どこから話し出し、どうやって結論まで繋げるかを瞬時に頭の中で整理し、それを全て覚えておくことが難しい。じゃあ、どうするべきか。ここからは対策を書く。

 

誰でも説明がうまくなる方法

1. 【ベストな方法】話す流れの型を作っておく

頭の中で自力で整理できないのなら、あらかじめ型をいくつか作ってそこにはめこんでいけば良い。簡単に言うと、①に◯◯について説明 ②に◯◯について説明…④でまとめる、みたいなテンプレートを作っておき、話しの内容をそこにはめこむのだ。その型さえ覚えておき、話すときに「今回はこの型を使って説明しよう」と決めれば勝手に、筋道の通った説明に仕上がる。自力で並び変える負担が無くなるため、より内容に集中ができるようになる。

具体的なイメージをつかむためにも、説明するための型をいくつか紹介する。

 

その1. 仕事や研究で使える説明の型

ビジネス・研究内容を分かりやすく説明

たとえば、仕事において何らかの説明をするときにはこの型が有効だ。

  1. 「これについて説明します」と概要を話す
  2. 「そもそもなぜ」などの背景を話す
  3. 「何が問題なのか」「何に困っているのか」を話す
  4. 「現状どうしているのか」を話す
  5. まとめる or 意見を伺う

覚えおくべきは、この1〜5の流れだ。「まず概要を話す!」「その次は背景を話す!」とさえ覚えておき、それに沿うように話せば、自然と説明内容が整理される。

 

その2. あらすじを説明するときの型

あらすじの説明

友人や家族、同僚との雑談の中で、小説や映画などのストーリーを話すことがあると思う。雑談なのだから、脈絡のない説明でも全く構わないだろうが、一応紹介しておく。

ストーリーを語るときには、まず「物語の設定や背景」を説明しよう。そのあとは基本的に時系列に沿って話せば良いが、基本的にどの映画も「何か大きなイベントが起こり」⇒「そこで苦労し」⇒「乗り越える」という流れになっている。この流れに沿ってストーリーを説明するようにすれば、聞く側がその映画の大まかなストーリーをすっきりと理解することができる。そして、最後には「この映画の何が面白いって◯◯が◯◯してしまうところなんだよ」と語る。これによりその映画の魅力をより強調することができる。

 

その3. 上司・先輩へ相談するときの型

先輩・上司への質問

若手の社会人なら、上司へ相談・質問するときの型を覚えておくと良い。これに沿って話すだけで、上司・先輩は「何を知りたがっているのか」をさっと理解できるし、有能な後輩感を出すことができる(出す必要があるかどうかは別として)。

まず、相談内容を提示する。一言でまとまるように、簡潔に「◯◯についてご相談させて頂きたいたいのですが」と始める。次に「分からない点」を話した上で「自分はこうするべきだと思う」と続ける(これだけで意欲的な姿勢をアッピールできるのである)。そして最後に「◯◯さんならどうしますか?」と質問する(これにより◯◯さんは"頼られてる〜"と気を良くしてペラペラと相談内容に答えてくれることだろう)。

 

その4. 部下・後輩へ説明するときの型

後輩・部下への説明

部下・後輩がいるなら、彼・彼女らに分かりやすく説明をしなければならない。それは後輩育成と後輩からの信頼に繋がる。

まず「なぜ今から話すことを知っておく必要があるのか」その重要性を話す。その次に「簡単にいうと◯◯とは…」と結論or要約を話す。これにより後輩はそれからの詳しい説明を理解しやすくなる(結論をはじめに伝えておくと、説明は断然 整理しやすく、理解しやすいものになるのだ)。その次に詳しく話し、最後は具体的な指示でまとめる。「これはどの部分を覚えておくべきなのか」「どうするべきなのか」を伝えよう。これにより、後輩が同じことをあなたに質問してくる回数がグッと減ることだろう。

 

その5. 汎用性の高い 羅列型

困ったときに使えるのは、よく色んな人が使っている「ポイントは3つあります…」のような説明だ。「◯◯は2〜4つあります」と始めた上で「1つめは◯◯です」と続ければ良い。話し出す前に内容を2〜4と思いつくテーマに分け、そのキーワードだけ覚えておけばよいため、説明が簡単になる。

例えば「あなたの性癖を話してください」と言われたのであれば「私の性癖は3つあります。1つ目に、メガネに…」と説明していけば良いのだ。

 

自分で話の型を作り、意識して使う

上で紹介した型は、自分が説明しやすいように変えれば良い。また、自分で型を作り、頭の中に手持ちの型を複数持っておく。これを説明内容に応じて使い分ける。急に何かを説明しなければならなくなっても、はじめに型を選び、その型に説明内容を当てはめていくだけで良くなる。これだけで本当に説明が上手になる。

 

2. 事前準備できる場合:キーワードを覚えておく

もし事前準備をする時間があるのであれば、ノートに書くなりして説明の流れを考える。しかし、話す内容を全文覚えようとしてはいけない。一部が飛んでしまう可能性が高くなるし、飛んでしまったときに焦ってしまう。

おすすめの方法は、話す内容をいくつかのグループに分け、キーワードとその順番だけ覚えておくことだ。まず◎◎、次に✕✕、とだけ覚えておく。その上で実際に声を出して話す練習をする。事前練習は、説明下手の1番の見方だ。 

 

3. 説明内容を理解する

説明下手の原因は、もしかすると「理解していないから」かもしれない。自分の趣味や得意分野についてなら流暢に説明ができるのであれば、まさしくそうだろう。根本からしっかりと理解していないと、誰かから聞いた言葉をつなぎ合わせて説明することになる。これはものすごく難しい。分からないことを取り繕ってそれらしく聞こえるように話せば、脳のメモリーを食い、話しの流れを考えながら余裕を持って話すことができなくなる。

「自分は説明下手なんだ」と決めつける前に、説明内容をしっかりと理解ができているのかをよく考えてみよう。

 

4. 話しすぎない

説明下手の人がよくやってしまうことは、相手にわかってもらえるように長く、寄り道をしながら説明してしまうことだ。それにより結局何が伝えたいのかが分からなくなってしまう。説明すべき内容を簡潔に話す。余計なことは話さない。

 

説明下手を克服するために

僕は型は事前に用意しておき、それに当てはめて説明をするようにしたことで説明下手を克服した。「分かりやすく説明できるようにになったな」とそれなりに自信をつけてからは型を意識しなくとも、筋道の通った説明ができるようになった。また、口を動かしながら「次はこれを話そう」と同時に考えることもわずかながらできるようになった。どうやら自信がつくと脳のメモリ容量が上がるようだ。逆に言えば「なんで自分はこんなに説明が下手なんだ」と落ち込めば、頭の回転は鈍くなるだろう。

あと、言うまでもなく場数は必要だ。プレッシャーを感じ、余裕がなくなれば、その分だけ脳の処理速度は落ちるのだ。

 

参考までに

話すときだけでなく、何をしていても思考に靄がかっているように感じるのであれば、ただの説明下手ではないかもしれない。たとえば、慢性的な睡眠不足なら頭が働かず、うまく説明できないのは当然だ。また、うつ傾向であれば、言葉が思い通りに出てこなくなることがある(昔 脳神経外科の先生に言われた)。

説明下手と落ち込む前に、まず自分が心身ともに健康かどうかを見直してみる必要はあるだろう。